Persondatapolitik

1. Hvem er vi?

1.1. Forkant er et nationalt, forskningsbaseret vidensforum, der arbejder for tidlig indsats og forebyggelse af kardiometaboliske sygdomme – herunder overvægt, hjerte-kar-sygdom og type 2-diabetes – i Danmark.

Forkant er etableret og ejes i fællesskab af Diabetesforeningen og Hjerteforeningen og er finansieret af Novo Nordisk Fonden. Forkant Sekretariatet er organisatorisk placeret hos Diabetesforeningen. Forkant har derudover sin egen hjemmeside forummetforkant.dk, hvor du kan finde information om Forkants arbejde, arrangementer og resultater.

I denne politik omtales Forkant også som “vi” og “vores”.

Denne politik gælder for personoplysninger, som indsamles og behandles som led i Forkant-projektet. Diabetesforeningens og Hjerteforeningens generelle behandling af personoplysninger som medlemsorganisationer – f.eks. i forbindelse med medlemskab, netbutik eller indsamling – er ikke omfattet af denne politik, men reguleret af organisationernes egne persondatapolitikker på henholdsvis diabetes.dk og hjerteforeningen.dk.

Politikken beskriver, hvordan og fra hvem vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med Forkants aktiviteter.

2. Vi er ansvarlige for behandling af personoplysninger

2.1. Diabetesforeningen og Hjerteforeningen har i fællesskab etableret Forkant og er fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med Forkants aktiviteter.

Foreningerne har indgået en aftale om fordelingen af ansvaret for overholdelse af databeskyttelsesreglerne. Diabetesforeningen har det overordnede og daglige ansvar for behandlingen af personoplysninger i Forkant. Det omfatter bl.a. drift af Forkants hjemmeside, nyhedsbrev, kontaktlister, fælles Teams-område og øvrige systemer, hvor personoplysninger behandles, samt den løbende rapportering til Novo Nordisk Fonden. Diabetesforeningen er de registreredes primære kontaktpunkt. Hjerteforeningen deltager som ligeværdig partner i fastlæggelsen af Forkants formål og rammer. Hjerteforeningen har adgang til personoplysninger i Forkants fælles Teams-område og er ansvarlig for, at Hjerteforeningens egen behandling af personoplysninger i tilknytning til Forkant sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og aftalen.

Diabetesforeningen har ansvaret for, at behandlingen har et gyldigt grundlag, og at du modtager de nødvendige oplysninger. Begge foreninger har ansvaret for, at personoplysningerne behandles sikkert og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Du kan kontakte Diabetesforeningen ved spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller for at gøre brug af dine rettigheder: persondata@diabetes.dk

2.2. Du kan også rette henvendelse direkte til Diabetesforeningen eller Hjerteforeningen. Du kan gøre dine rettigheder gældende over for hver af de to foreninger, uanset den interne fordeling af opgaverne. Du kan kontakte de to foreninger her:

Diabetesforeningen

Stationsparken 24, st.tv.
2600 Glostrup
Tlf.: +45 66 12 90 06

CVR: 35 23 15 28
Persondata@diabetes.dk

Hjerteforeningen

Vognmagergade 7, 3.

1120 København K

Tlf.: +45 70 25 00 00

CVR: 10394228

Hjerteforeningens databeskyttelsesrådgiver (DPO): DPO@hjerteforeningen.dk

3. Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger

3.1. Forkant indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 (“databeskyttelsesforordningen”/GDPR) samt lov nr. 429 af 31/5 2018 (“databeskyttelsesloven”).

3.2. Retsgrundlaget for Forkants behandling af personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6 og, hvor relevant, artikel 9, hvoraf mindst én betingelse skal være opfyldt:

3.2.1. Opfyldelse af en kontrakt (Artikel 6, stk. 1, litra b)

Medlemmer af Forkants Advisory Council og Forkants workstreams samt eksterne konsulenter, leverandører og oplægsholdere indgår en aftale med Forkant om deres bidrag, f.eks. en honoraraftale eller leverandøraftale. Personoplysninger behandles som led i indgåelse og administration af disse aftaler.

3.2.2. En retlig forpligtelse (Artikel 6, stk. 1, litra c)

Når Forkant udbetaler honorar eller vederlag til f.eks. medlemmer af Advisory Council eller oplægsholdere, og beløbet skal indberettes til SKAT, skal vi kunne identificere personen korrekt. I disse tilfælde skal vi derfor indhente CPR-nummer eller tilsvarende oplysninger. Behandlingen af CPR-nummer sker efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

3.2.3. Legitim interesse (Artikel 6, stk. 1, litra f)

Forkant har en legitim interesse i at opbygge og vedligeholde et fagligt netværk af forskere, klinikere, myndigheder, kommuner, civilsamfundsorganisationer og patientrepræsentanter, samt i at invitere netværkets deltagere til arrangementer og sende dem rapporter og andre vidensprodukter. Nyhedsbrevet sender vi kun til dem, der selv har tilmeldt sig (samtykke, artikel 6, stk. 1, litra a), og du kan altid framelde dig.

3.2.4. Samtykke (Artikel 6, stk. 1, litra a, samt eventuelt Artikel 9, stk. 2, litra a)

I forbindelse med Forkants arrangementer og kommunikationsaktiviteter kan vi ønske at bruge foto, video eller citater fra deltagere, herunder personer, der bidrager med personlige erfaringer med kardiometabolisk sygdom (f.eks. patientrepræsentanter, hvis oplevelser inddrages som led i Forkants dialog om barrierer og muligheder for tidlig indsats). I sådanne tilfælde indhenter vi altid forudgående samtykke fra den pågældende, før oplysningerne bruges.

4. Hvordan indsamler Forkant personoplysninger?

Personoplysninger er alle slags informationer, der kan henføres til en person, uanset hvor oplysningerne kommer fra, og hvor let det er at identificere en person ud fra oplysningerne.

4.1. Når du besøger hjemmesiden, indsamler og behandler vi en række tekniske oplysninger. Det sker f.eks. når du læser indhold på en side eller hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev.

4.2. Indsamling fra hjemmesiden styres bl.a. af cookies, webtracking og lignende teknologier. Cookies til statistik sætter vi kun, hvis du har givet samtykke i cookiebanneret, og du kan til enhver tid ændre dit valg. Du kan læse mere i Forkants cookiepolitik på hjemmesiden.

4.3. Hvis du modtager vores elektroniske nyhedsbrev, kan vi registrere hvilke artikler du læser og i hvilken rækkefølge. Formålet med det er at vurdere læsernes interesser.

4.4. Vi indsamler oplysninger om dig, når du f.eks.:

Bliver udpeget til eller indgår i Forkants styregruppe, Forkants Advisory Council eller en af Forkants workstreams,
Deltager i eller tilmelder dig Forkants netværk eller et af Forkants arrangementer, herunder konferencer, netværksmøder, workshops eller seminarer.
Tilmelder dig Forkants nyhedsbrev eller anden information om Forkants arbejde,
Kontakter Forkants Sekretariat, f.eks. med spørgsmål eller input til Forkants arbejde,
Indgår aftale med Forkant som konsulent, ekstern leverandør, oplægsholder eller ekstern evaluator, eller
Besøger Forkants hjemmeside forummetforkant.dk.

5. Hvilke personoplysninger indsamler vi og fra hvem?

5.1. Fra besøgende på hjemmesiden
Fra denne gruppe indsamler vi, afhængig af cookieindstillingerne, følgende typer af oplysninger:

en IP-adresse, som er din computers adresse på netværket
et unikt ID og tekniske oplysninger om din enhed, f.eks. browser og styresystem
din omtrentlige geografiske placering (by eller land ud fra IP-adressen)
En liste over de sider, du besøger på hjemmesiden.

Disse oplysninger anvendes til rene statistikformål.

5.2 Fra medlemmer af Forkants styregruppe, Advisory Council og workstreams

Vi indsamler almindelige personoplysninger som navn, titel, arbejdsplads/organisatorisk tilhørsforhold, arbejds-e-mail og telefonnummer samt faglig baggrund/CV. Oplysningerne bruges til at administrere din tilknytning til Forkant, herunder mødeindkaldelser, honorering og udpegning, samt – med dit samtykke – til at præsentere dig som medlem af de respektive fora, f.eks. på Forkants hjemmeside eller i Forkants materialer.

5.3. Fra deltagere i Forkant Netværket og Forkants arrangementer

Når du tilmelder dig Forkant netværket eller et arrangement (f.eks. en konference, workshop eller et seminar), indsamler vi almindelige personoplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer, organisation/arbejdsplads og stillingsbetegnelse. Oplysningerne bruges til at administrere din deltagelse, herunder invitationer, praktisk planlægning og opfølgning.

5.4. Fra modtagere af nyhedsbreve og anden kommunikation

Hvis du tilmelder dig Forkants nyhedsbrev eller på anden vis beder om at modtage information om Forkants arbejde, registrerer vi din e-mailadresse og eventuelt dit navn og din organisation.

5.5. Fra konsulenter, leverandører, oplægsholdere og eksterne evaluatorer

Vi indsamler almindelige personoplysninger som navn, kontaktoplysninger og faglig baggrund samt – hvor relevant – bank- og skatteoplysninger (f.eks. CPR-nummer eller CVR-nummer) til brug for indgåelse af aftaler, udbetaling af honorar/vederlag og indberetning til offentlige myndigheder.

6. Hvem deler Forkant dine oplysninger med?

6.1. Vi deler dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os f.eks. med drift og vedligeholdelse af hjemmeside, kommunikationsløsninger og workshops. Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, må alene behandle oplysningerne efter vores instruks og på grundlag af en databehandleraftale.

6.2. Novo Nordisk Fonden er Forkants primære finansieringskilde. Som led i den løbende rapportering kan vi dele oplysninger om medlemmer af Forkants ledelse og fagpersoner tilknyttet Forkant (f.eks. navn og titel), i det omfang det er nødvendigt for Fondens tilsyn med bevillingen.

Novo Nordisk Fonden bliver selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, Fonden modtager fra os til dette formål, og behandler dem herefter i overensstemmelse med egne retningslinjer for databeskyttelse.

6.3. Vi videregiver desuden personoplysninger til offentlige myndigheder, herunder SKAT, når vi er retligt forpligtede hertil.

7. Hvor længe opbevarer Forkant dine oplysninger?

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet: Oplysninger om medlemmer af styregruppe, Advisory Council, workstreams og netværket opbevares, så længe du er tilknyttet Forkant, og slettes senest 1 år efter. Nyhedsbrevet modtager du, indtil du framelder dig, hvorefter din e-mailadresse slettes. Oplysninger om honorarer og vederlag opbevares i 5 år efter udgangen af regnskabsåret efter bogføringsloven. Når Forkant-projektet ophører, sletter eller anonymiserer vi de oplysninger, vi ikke har pligt til at gemme.

7.1. Pligten gælder vores regnskabsaflæggelse (ifølge bogføringsloven) og indrapporteringer til SKAT.

8. Dine rettigheder

8.1. Generelt

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dem, skal du kontakte os på persondata@diabetes.dk.

8.2. Ret til indsigt

Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

8.3. Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

8.4. Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

8.5. Ret til at anmode om sletning (retten til at blive glemt)

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Retten til at blive glemt gælder dog med visse undtagelser, fx når vi har pligt til at gemme oplysningerne efter bogføringsloven.

8.6. Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

8.7. Ret til at overføre oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

8.8.Tilbagekaldelse af samtykke

Forkant bruger kun samtykke i det omfang, som er omtalt i afsnit 3 i denne politik.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du ret til at trække det tilbage. Det får virkning fra det tidspunkt, du trækker det tilbage, og ikke bagud i tid.

Du kan altid framelde dig nyhedsbrevet via linket nederst i nyhedsbrevet eller ved at skrive til info@forummetforkant.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8.9. Klageadgang

Hvis du ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for at blive orienteret, og gøre hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf. 3319 3200 eller e-mail dt@datatilsynet.dk. Se evt. mere på www.datatilsynet.dk.